Повернутись на головну сторінку

Пошук постачальників і проведення швидких закупівель

Комерційні закупівлі – безперервний процес бізнесу. Компанії, які проводять закупівлі на регулярній основі, самі можуть поділитися досвідом і порадами. Однак кожен керівник або менеджер відділу постачання постійно стежить за трендами ринку. Нові знання перетворюють сталий процес в ідеальний.

Економія бюджету - не першочергове мета. Грає роль взаємозв'язок багатьох чинників:

Закупками мають займатися професіонали

Товари, матеріали, послуги або роботи - це широкий асортимент категорій і напрямків. Не важливо, які масштаби закупівель в компанії. Потреба в них повинна бути заздалегідь спланована, план структурований, а процеси максимально оптимізовані. На відділи постачання великих і середніх компаній лягає колосальна відповідальність і навантаження.

Частка витрат на придбання матеріалів, товарів і послуг може скласти до 70% витрат компанії. Керівники ясно усвідомлюють, що підвищення прибутку безпосередньо залежить від оптимізації.

Перша проблема постачання полягає в несистематизированной трансакционной діяльності: збір і обробка інформації, проведення переговорів і прийняття рішень, контроль виконання контрактів.

Друга проблема пов'язана з тим, що перед відділом постачання ставляться занижені цілі, виходячи з обмежених ресурсів. Багато в чому обумовлено постійним дефіцитом кадрів.

Вирішити ці проблеми вдалося лише в рамках автоматизації. Одним з таких рішень і є платформа електронних закупівель RATE.UA

Розширити охоплення ринку, використовувати нові інструменти

Компанії, які вкладають в автоматизацію і розвиток нових інструментів закупівель, виводять підрозділи постачання на абсолютно новий рівень, домагаються високих показників прибутку і стійкого підвищення ефективності.

Як показує наш досвід, традиційний метод проведення торгів якісно поступається автоматизації закупівель.

Закупівлі починаються з ретельного планування, за яким слідує визначення критеріїв оцінки досягнення результату, підготовка та узгодження проектів, залучення постачальників, проведення торгів, фінансова та технічна оцінка пропозицій, визначення кращих умов поставки товарів і послуг на об'єкти.

Закупнику потрібен досконалий інструмент, який підвищить ефективність його роботи, надасть можливість комунікації з великою кількістю постачальників, автоматизує його рутинну роботу, дозволить зосередитися на прийнятті рішень.

Традиційний метод проведення закупівель Електронні комерційні закупівлі RATE.UA
  • Трата часу на комунікацію з кожним окремим постачальником.
  • Відправлення запитів і аналіз пропозицій в "ручному" режимі.
  • Тривалі переговори та затяжні терміни проведення закупівлі: від планування до поставки.
  • Користувачами платформи є понад 500 компаній. Постачальники відкриті до роботи.
  • Логіка структури торгів передбачає автоматизацію всіх рутинних процесів.
  • Середній відсоток економії від заявленої ціни складає близько 10,0% (в окремих випадках – 20% і більше).

Кращі підрозділи постачання домагаються успіху насамперед завдяки більшому охопленню постачальників. А системний підхід до оцінки пропозицій та контролю якості дозволяє сформувати оптимальні правила співпраці, вигідні для обох сторін. Бізнесу важлива швидкість, автоматизація рутинних процесів та якісні поставки.

Ваші постачальники - ваша репутація

Вибір постачальника для компанії, наприклад, яка займається будівництвом або виробництвом, - завдання вкрай трудомістке і відповідальне. Від його рішення залежить виконання плану будівництва, стабільність виробництва і найголовніше - якість і репутація. А значить, ефективність всієї роботи компанії та її конкурентоспроможність на ринку.

Вибір постачальників не може ґрунтуватися на суб'єктивних висновках окремих осіб, навіть керівництва. Автоматизація вибору - алгоритм, який зводить до мінімуму вплив людського фактору, створює і регламентує середу для взаємодії з постачальниками.

При виборі постачальника в процедурах закупівель платформа RATE.UA допомагає оцінювати ряд важливих показників:

Якість товарів і послуг
  • Відповідність пропозиції від постачальника до заданих параметрів від закупника.
  • Контроль якості після завершення торгів.
Організація поставок
  • Врахування логістики при формуванні заявки.
  • Мінімальний часовий проміжок між розміщенням замовлення та відвантаженням партії товару.
  • Дотримання постачальником графіку поставок.
  • Контроль поставки товару об'єкт.
Організований документообіг
  • Взаємодія підрозділів при формуванні заявки.
  • Узгодження та обговорення технічної документації.
  • Оперативні правки та доповнення.
  • Своєчасне отримання рахунків-фактур, договорів, актів та інших документів від постачальника та доступ до них.
Ціноутворення
  • Обгрунтовані ціни від постачальників.
  • Умови, які відповідають ринку і є конкурентними.
  • Взаємодія при узгодження цін і перевірки плану бюджету.

Для кожної групи товарів або послуг, які потрапили в ту чи іншу заявку, визначаються і фіксуються умови роботи. З одним або декількома постачальниками можуть бути укладені контракти, закуплений весь обсяг матеріалів або замовлено проведення робіт.

Надані пропозиції порівнюються між собою автоматично за ціною товару, вартістю доставки, наявністю продукції та готовністю постачальника надати її в зазначений термін і формою оплати.

Крім часу, який йде на весь операційний цикл відділу постачання, аналітики звертають увагу на економію і прибутковість, співвідношення двох основних показників - ціни і якості.

Участь у закупках

Середній та великий бізнес активно переводить "паперові" процедури закупівель в онлайн. Переваги цієї сучасної інноваційної практики створюють основу для міцного і продуктивного партнерства між закупниками і постачальниками.

Основні страхи користувачів системи завжди пов'язані з нерозумінням принципів роботи платформи електронних закупівель та своїх переваг. Перехід на нові технології і прозорі процедури - етап, до якого приходить кожен бізнес. Перша ініціатива виходить від менеджменту компанії - керівника по закупкам, директора, власника бізнесу. Керівництву важливий результат, а виконавцям - зрозумілий інструмент для його досягнення.

Давайте детальніше розглянемо процес і принципи роботи на прикладі будівельного сектора:

1. Створення заявки
  • Заявка формується виконробом, який керує будівництвом на своїй ділянці і розуміє реальні та нагальні потребу в матеріалах.
  • Забезпечено взаємодію співробітників закупівельного відділу з іншими підрозділами компанії (Економіст, Бухглатрер, Планово-технічний відділ тощо).
2. Формування закупівлі
  • Заявка проходить узгодження через планово-технічний відділ і потрапляє до постачання.
  • Відділ постачання бачить узгодження і відповідність плану бюджету, формує заявку та встановлює параметри і вимоги до закупівлі.
3. Оголошення про закупівлю
  • Заявка стає доступною для постачальників відповідно до профільних категорій товарів або послуг, з якими вони працюють.
  • Повідомлення приходять автоматично (E-mail, Telegram або Viber).
4. Перший раундів торгів
  • Збір пропозицій від постачальників.
  • Постачальники можуть ознайомитися з умовами заявки та уточнити деталі в персональному чаті, вказати ціну, додати важливі примітки, запропонувати аналоги.
5. Другий раунд торгів
  • Система автоматично проаналізувала пропозиції від постачальників.
  • Відсічені аномально високі і низькі ціни.
  • За підсумком Першого раунду система дає зворотний зв'язок та діапазон цін для постачальників, які дозволять визначити переможця.
  • Надсилається запрошення до Другого раунду торгів.
  • Постачальники можуть скорегувати вартість в сторону зниження ціни.
6. Визначення переможця
  • Система надає якісні критерії визначення переможця торгів: ціна, наявність асортименту продукції, оцінка аналогів, поставки та умови оплати.
7. Укладення угоди
  • Документообіг рахунків, договорів та інших документів.

Електронна платформа закупівель RATE.UA дозволяє вирішити найбільш гострі проблеми сектора:

Подолати бар'єри та усунути існуючі недоліки - відкрити великий потенціал для розвитку системи постачання.

Автоматизація на користь бізнесу

Одним з важливих чинників розвитку електронних закупівель в комерційному секторі є подолання застарілої інертності бізнес процесів і сприйняття нового формату - електронних торгів. Підхід орієнтований на вирішення першочергових проблем бізнесу.

Платформа здійснює централізований контроль і моніторинг процесу закупівель з дотриманням порядку узгодження, виключенням негативних наслідків людського фактора і помилок, направляє фокус на простоту та ясність процесів.

Система електронних закупівель RATE.UA реалізована на основі реальних потреб компаній-забудовників і постачальників, що дозволило уникнути великої кількості помилок і оптимізувати процеси закупівель.

Інші статті