Повернутись на головну сторінку

Електронні закупки для будівництва. Ефективний відділ постачання компанії-забудовника

В Україні відбувається трансформація закупівель. Середній та великий бізнес вже усвідомив стратегічну важливість цього напрямку. Сформовані нові складові розвитку компанії:

Закупівлі мають значну цінність для компанії, здійснюються відповідно до загальної стратегії компанії та пов'язані з досягненням фінансового результату. Від належного функціонування відділу постачання залежить стан бізнесу, адже він має:

Належне виконання цих функцій є складовою стабільного розвитку бізнесу. Найменше відхилення призводить до прямих та непрямих збитків, погіршення фінансового результату та репутаційних ризиків.

Вибір постачальника — одне з головних завдань в управлінні комерційними закупівлями. Давайте порівняємо застарілий та інноваційний методи роботи, який пропонує сервіс автоматизації закупівель та управління вартістю в будівельній галузі RATE.UA

Порівняння ефективності методів роботи відділу постачання:

Узгодження заявки на закупівлю

⚠️ Формування заявки проходить досить складні етапи: від виконроба до відділу постачання з обов'язковим погодженням планово-технічного відділу, економіста, бухгалтера, за необхідності директора.

Заявка може відправлятися на доопрацювання, позиції розділятися на групи товарів, відповідно до строків поставки, об'єктів будівництва тощо.

Для комунікації використовуються різні канали: месенджери, E-mail, особисті зустрічі, телефонні переговори.

Відсутність єдиного формату комунікації – складність пошуку та швидкості обробки вхідних запитів.
✅ Всі етапи внутрішнього узгодження заявок автоматизовані. Форма заповнення і перевірки інформації залежить від рівня компетенції та доступу відповідального співробітника. Дії логуются, що дозволяє відстежити історію та час роботи з заявкою.

❗️Виключена ймовірність розриву ланцюжка узгодження та перевантаження зайвою інформацією.

Використовується єдине середовище для комунікації. Виключається зайва трата часу. Месенджер і E-mail - як спосіб повідомлення.

Наявність єдиного формату комунікації - швидкий доступ до архівів, історії узгодження.

Збір і аналіз пропозицій від постачальників

⚠️ Підготовка комерційного запиту, повідомлення постачальників про проведення торгів, збір пропозицій на електронну пошту, нагадування і уточнення типових питань.

В умовах обмежених термінів і дедлайну, великої кількості заявок важлива кожна хвилина.

Рутинна та монотонна робота виснажує людські ресурси і пригнічує професійні якості.

Кількість заявок, які можуть бути оброблені в робочий час - мінімальна.
✅ Сформована заявка з деталізацією всіх значущих умов (категорія товарів і послуг, найменування, кількість, умови оплати, особливості доставки тощо) гарантовано доставляється постачальникам. Повідомлення та нагадування також автоматизовані. Загальні питання та уточнення доступні всім учасникам торгів.

❗️Ресурси повинні витрачатися максимально ефективно. Кількість запитів знижується до мінімуму, а автоматизація дозволяє бути мультизадачним. Немає необхідності в збільшенні штату співробітників, зосередьтеся на якості.

Контроль цін і зниження вартості закупівлі

⚠️ Ціни закупівель потребують незалежного контролю, аналізу та перевірки роботи закупників. Робити аудит, моніторинг закупівель.

Бажано незалежно, бажано на основі реальних угод і контрольних закупівель.

Якщо такий моніторинг проводиться через три і більше днів з моменту проведення торгів, ціни можуть бути не показові.

Роблячи багато додаткової кропіткої роботи, ви можете знизити ціни закупівель та отримати обгрунтування.
✅ Система автоматично проводить порівняння кращих цін, пропонує краще рішення і запитує обгрунтування в разі вибору найменш вигідних умов поставки.

Не потребує додаткових перевірок і надає вичерпну інформацію про торги.

❗️ Немає необхідності проводити додатковий аналіз цін. Постачальники вкрай негативно ставляться до моніторингу.

✅ Витрачайте час на прийняття рішень.

Контроль доставки і якості продукції

⚠️ Перевірка поставок товару або якості надання послуг на відповідність вимогам вимагає постійного контролю і комунікації з виконробами, додаткової перевірки і визначення рівня відповідальності.

У такому процесі необхідна постійна комунікація відділу збуту і виконробів на об'єктах будівництва.

Контроль відвантаження вимагає докладного опису, наявності документів, фотозвітів, опису дефектів при виявленні, недостачі або іншої важливої інформації.
✅ Автоматизований процес управління замовленнями, складом і транспортуванням.

Скорочення циклу контролю за рахунок отримання повної і своєчасної інформації в єдиному вікні.

❗️Контроль відвантаження і якості здійснюється на самому об'єкті будівництва. Фотозвіти, докладний опис про якість продукції, невідповідності та інша необхідна інформація вноситься в систему.

Дані зберігаються і доступні для перевірки.

Налагоджений процес закупівель дозволяє збільшити прибутковість компанії. Успіх можливий тільки в балансі управлінських рішень та відкритості до нововведень.

Інші статті